בינה מלאכותית
כתבות עלון ״מֵעֵבֶר לבינה"
הפקת לקחים במלחמת חרבות ברזל - מסע מעבודה ידנית לעידן הבינה המלאכותית
לחזרה לרשימת המאמרים
המאמר מתבסס על תהליך משותף של אגף בכיר אסטרטגיה ותכנון עם מינהל חירום וביטחון.
שימוש חכם בבינה המלאכותית סייע בביצוע תהליכי הפקת לקחים באשר לפעילות המשרד במלחמת חרבות ברזל ובניתוח מאות תשובות של נשאלים באופן מהיר ואובייקטיבי הרבה יותר.
עיצמו את העיניים וחישבו מהי "פסגת השאיפות" המקצועית של היחידה שלכם בשימוש בבינה מלאכותית. דמיינו שיש לכם כלי בינה מלאכותית זמין, עוצמתי, כזה שלומד ומשתפר כל הזמן. מה התועלת המרבית של השימוש בו? חיסכון בזמן? קבלת רעיונות וכיווני פעולה חדשים? אולי דיוק של ניסוחים ומסרים?
בגל השלישי של הקורונה התבקשנו, על ידי מנכ"ל המשרד דאז, לבצע הפקת לקחים בקרב גורמי המטה והמחוזות, שמתייחסת לתקופת הקורונה וההתמודדות שלנו כמשרד עם המשבר. כלי בינה מלאכותית בזמנו היו מוגבלים ולא בהישג יד, אז היה ברור שכל התהליך על כתפינו – משלב גיבוש המתודה דרך העיבוד והניתוח. כל יחידה (במטה או מחוז) קיבלה מאיתנו מקבץ שאלות בוורד, הנחיה לקיים מפגש עם כל העובדים ביחידה ודד-ליין אחיד להגשה. על אף הקושי הברור של איסוף המסמכים מכלל היחידות, הקושי המרכזי שנתקלנו בו היה בשלב שבו היינו צריכים לעבד את כל המידע שקיבלנו. צברנו ערימה של כ-30 מסמכים למעבר, בכל אחד מענה בשפה חופשית ל-10 שאלות פתוחות. היינו שתי נשות צוות על משימה מתישה ותובענית. הקושי הכי גדול היה בשמירה על אובייקטיביות בעת חילוץ המידע.
במלחמת "חרבות ברזל", משרד החינוך פעל במקביל במספר רב של חזיתות חינוכיות, בתהליכים מואצים מאד של ייזום, תכנון תוך כדי תנועה וביצוע. התרשים מציג את התהליכים העיקריים בארבעת החודשים הראשונים - אוקטובר 23 עד ינואר 24.
בעקבות הפעולות המואצות של משרד החינוך בחודשי המלחמה הראשונים, מנכ״ל המשרד ביקש לקיים הפקת לקחים בעקבות מלחמת חרבות ברזל.
פירוט התהליכים העיקריים שבוצעו במשרד החינוך במלחמת חרבות ברזל על ציר הזמן, בין אוקטובר 2023 לינואר 2024:
היה ברור לנו ולמינהל חירום וביטחון שהפעם ניעזר בבינה המלאכותית לטובת המשימה. למשרד יש פלטפורמה לקיום תהליכי שיתוף ציבור מקוונים,( "אתר ההיוועצויות של משרד החינוך") וכחלק משלים למערכת הזו, הספק מעמיד יכולת ניתוח של מערכת בינה מלאכותית לעיבוד שפה, שיודעת לנתח טקסט בעברית. החלטנו להשתמש בפלטפורמה לטובת ניהול תהליך "הפקת הלקחים המשרדית". כל עובד במטה או במחוז הוזמנו למלא, דרך לינק, את שאלון הפקת הלקחים. 872 עובדי המשרד השתתפו בתהליך וקיבלנו מענה על לא פחות מ-22 שאלות, כש-12 מתוכן הן שאלות למענה מילולי ופשי. בעזרת הבינה המלאכותית יכולנו לנתח את המידע לכדי ממצאים ותובנות.
הממצאים היו מרתקים ואוגדו בתוך מצגת מנכ"ל, הוצגו לסמנכ"לים ולמנהלי המחוזות בישיבת ההנהלה ויצרו תהליכי המשך שאותם הוביל מינהל חירום וביטחון, בעבודת מכלולי החירום. התהליך גם הוליד תהליך "הפקת לקחים" נוסף, שאותו יזם המנכ"ל, בפנייה לכלל גורמי השטח במערכת החינוך, שנעשה במתודה דומה (אם כי הוא כלל הרבה פחות שאלות… בכל זאת עברנו תהליך למידה).
מי שירצו לראות ממצאים ותובנות הקשורים לתחום עבודתם מוזמנים לפנות אלי בשמחה, אבל אספר על תובנה אחת מעניינת, כדי שהערך יובן: בשלב גיבוש השאלות, שבוצע באופן משתף עם הסמנכ"לים או עם נציג מטעמם, יצרנו מפה של כל התהליכים שבוצעו בזמן המלחמה על ידי המשרד. לעובדי המשרד הוצג (במהלך מילוי השאלון) קטע מידע שבו תוארו כל התהליכים, ולאחריו השאלה "איזה תהליך בעיניך, מהתהליכים שבוצעו, בוצע בשלב מאוחר מדי?" העיבוד השפתי של הבינה המלאכותית דירג את התהליכים בסדר יורד, גיבש המלצה שעלתה ממספר משמעותי של משתתפים וצירף המלצה יצירתית ומקורית ממשיב בודד.
לדוגמא, 13% מהמשיבים השיבו ש"גיבוש ויצירת תמונת מצב" הוא תהליך שקרה בשלב מאוחר מדי. 13% מתוך 872 משיבים נשמעים מעט, אך קחו בחשבון שבשל העשייה הנרחבת בזמן החירום, היו 13 תשובות אפשריות, ללא הגבלת כמות הבחירה ולכן פיזור התשובות היה גבוה מאוד.
רבים מהמשיבים הציעו הצעות מעשיות - לדוגמא שני רעיונות להאצת ההתהליך הקריטי של יצירת תמונת מצב:
מבלי להיכנס לפרטים טכניים, וברמת פישוט גבוהה, אפשר לומר שהחלק החשוב ביותר בבקשה (prompt) שלנו מהבינה הייה: ״תהיה אובייקטיבי!״.
אם חוזרים לשאלת "פסגת השאיפות", עבורנו הבינה המלאכותית השיגה את מה שלא יכולנו אפילו לדמיין - אובייקטיביות; לצד החיסכון בזמן והיכולת להתמודד עם כמויות טקסט גדולות בצורה שיטתית, היא ביצעה את משימת הסינתזה המורכבת בצורה אובייקטיבית, כיוון שהיא מכונה.
לצד זאת, באותה שנה המשרד שם לעצמו יעד להיות ארגון לומד ומתחדש וקבע בתוכנית העבודה שלו יעד לגיבוש מנגנונים להתייעלות ושיטתיות בבחינת פעולות המשרד ובקבלת החלטות (יעד 5.2). בתום שלושה חודשים בלבד, מתחילת גיבוש השאלות בשיתוף הסמנכ"לים, עמדה לרשותנו מצגת מסכמת עם תובנות, שהוצגה בישיבת ההנהלה. היכולת להגיע במהירות ובקלות לתימות כוללות ואז לבחון אותן לעומק, בהחלט שיפרה את היעילות והאפקטיביות המשרדית. השותפה שלנו, הבינה המלאכותית, סייעה מאוד לעמוד בלוח זמנים קצר זה.
חשוב לציין שבינה מלאכותית לא יכולה לפעול ללא בינה אנושית. מנכ"ל המשרד מר מאיר שמעוני, מכנה אותה "בינת הלב". בסופו של דבר, ה-AI ידע לספק לנו טבלה מפורטת של תובנות, אבל האחריות על טיוב הנתונים היתה שלנו. תפקיד זה חשוב במיוחד כשהמושגים אינם מדויקים, האמירות לא מלאות, והתכנים לעתיים עמומים. חשובה גם בקרה רוחבית על אופן גיבוש הממצאים.
והתפקיד הקריטי במיוחד של הבינה האנושית במקרה זה– אינטגרציה של התובנות שהבינה המלאכותית הציעה, דרך עיניים של בעלי מקצוע בתחום החינוך, כאלה שמבינים חינוך, מבינים ארגון ומבינים תהליך.
